Introduction
Le but de cette documentation est d’accompagner les entreprises sur la façon d’utiliser les formats standards.
Certains cas d’usage nécessitent l’ajout d’informations utiles ou nécessaires dans les factures.
De même, certains cas d’usage impactent le cycle de vie « classique » d’une facture :
- Une facture peut être payée avant d’avoir été émise
- Une facture peut être refusée alors qu’elle est déjà payée
- L’intervention de tiers : payeurs, approbateurs, facturants, bénéficiaires des paiements, collaborateurs (pour les frais), qui jouent un rôle dans le cycle de vie de la facture.
Cette norme est là pour instruire et recommander des traitements homogènes et normalisés.
Ce document décrit d’abord le contexte général et les acteurs impliqués, puis la gestion de l’adressage.
Deux postulats sont posés :
- Les factures sont toujours émises par le VENDEUR ou pour son compte, via une PAe (plateforme agréée d’émission), qui émet pour le compte du vendeur.
- Les factures sont transmises à l’ACHETEUR ou pour son compte, à une adresse de facturation électronique de réception, via une PAr (plateforme agréée de réception), qui reçoit pour le compte de l’acheteur.
Enfin, ce document permet d’organiser la manière dont les cycles de vie (CDV) vont s’échanger, notamment en spécifiant une adresse électronique du VENDEUR, sur laquelle il recevra les mises à jour concernant la facture.
Il décrit aussi l’exception liée à l’autofacturation, avec une circulation inverse, conditionnée à l’existence d’un mandat de facturation.
EN BREF
->Description du cycle de vie d’une facture, de son traitement « standard » (traitée normalement et payée), mais aussi du traitement des rejets, refus, approbations partielles, demandes d’avoir ou de facture rectificative.
->Dans l’annexe A, la description des différents cas d’usage à la date de publication.
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Introduction
Dans le cadre de la Réforme Facture Électronique en France, régie par les articles 289bis, 290, 290 A du Code Général des Impôts, applicable à compter de septembre 2026, la Commission AFNOR Facture Électronique s’est constituée pour prendre en charge la description des formats et profils de facture et de statuts de cycle de vie constitutifs du socle minimum que les Plateformes Agréées (PA) devront supporter, permettant à toute entité soumise à la réforme (assujettie à la TVA en France) utilisant ces mêmes formats de pouvoir les échanger avec leurs contreparties dans le respect des exigences de la réforme.
Toutefois, le traitement d‘une facture ne se résume pas à sa transmission, mais doit aussi adresser son cycle de vie qui peut conduire à ce qu’elle soit corrigée ou annulée par une autre facture (un Avoir ou une Facture Rectificative). De plus, il est aussi nécessaire d’accompagner les entreprises sur la façon d’utiliser les formats standards, tels que décrit par la Norme EN 16931 et la Norme XP Z12-12, pour accueillir toutes les informations qui sont présentes et jugées utiles ou nécessaires dans les factures.
De même, certains cas d’usage peuvent impacter le cycle de vie classique d’une facture, qui par exemple peut être payée avant d‘avoir été émise ou peut être refusée alors qu’elle a déjà été payée par prélèvement ; enfin, un certain nombre de cas d’usage font intervenir des tiers, payeurs, approbateurs, facturant, bénéficiaires des paiements, collaborateurs (pour les frais), qui peuvent jouer un rôle dans la gestion du cycle de vie, voire dans la circulation des factures.
Tout ceci a conduit à la nécessité d’instruire tous ces cas d’usage pour permettre à l’ensemble des acteurs un traitement homogène et normalisé.
C’est l’objet du présent document qui décrit d’abord le contexte général et les acteurs potentiellement impliqués, puis la gestion de l’adressage qui est central dans l’organisation des flux et des échanges ; ceci a d’ailleurs finalement conduit à considérer que les factures :
- sont toujours émises par le VENDEUR ou pour son compte, en utilisant une PA-E qui émet pour le compte du VENDEUR,
- et transmises à l’ACHETEUR ou pour son compte, à une adresse de facturation électronique de réception qu’il a désignée et dont il a confié la gestion à une PA-R, qui reçoit pour le compte de l’ACHETEUR.
Il s’agit alors aussi de prévoir la façon dont les messages de cycle de vie vont ensuite s’échanger, dans les deux sens, et donc mettant aussi en jeu une adresse électronique du VENDEUR, sur laquelle il souhaite recevoir ses messages de statut de cycle de vie pour chacune de ses factures émises. La seule exception à ce principe est le cas de l’auto-facturation où la circulation est inversée, sous certaines conditions, les factures étant créées et émises par l’ACHETEUR au VENDEUR, pour le compte du VENDEUR sous mandat de facturation.
Ensuite le présent document décrit le cycle de vie d’une facture et comment s’organise un traitement standard d’une facture, tout d’abord lorsqu’elle est traitée normalement et payée, mais aussi quand elle fait l’objet de Rejet, Refus, Approbation partielle, demande d’avoir ou de facture rectificative.
Ensuite, dans l’Annexe A, l’ensemble des cas d’usage instruits à la date de publication du présent document sont présentés et documentés.