4 Cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la réforme Facture Électronique en France

4 Cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la réforme Facture Électronique en France

4 Cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la réforme Facture Électronique en France

4.1 Présentation générale

4.1 Présentation générale

4.1.1 Présentation du circuit de facturation et des acteurs impliqués

4.1.1 Présentation du circuit de facturation et des acteurs impliqués Suite à la décision de recentrage des fonctions du PPF (Portail Public de Facturation) sur la gestion del’AnnuaireetleConcentrateurdeDonnées, les échanges de factures B2B entre assujettis se font uniquement au travers de Plateformes Agréées. Ceci correspond donc au Circuit C tel que décrit dans le document des cas d’usage desspécificationsexternesenversion2;4; Pour rappel, les échanges B2G se font au travers de la Plateforme CHORUSPRO, qui restera la plateforme des entités publiques soumises aux obligations de réception de factures dans le secteur public. Toutefois les émetteurs de factures du secteur privé pourront utiliser aussi leurs PA pour émettre leurs factures à destinationdusecteurpublic;Deplus,certainscasd’usagecomplexesmettentenjeuàlafoisdeséchanges entre acteurs privés associés à un acteur public (co-traitance, sous-traitance);C’estpourquoicedocument décrira aussicescasd’usage; Le présent document a vocation à instruire différents cas d’usage qui correspondent à des pratiquesentreprises, en général sectorielles; L’objectif est à la fois de proposer des bonnes pratiquesd’implémentation,quecesoitsurlafaçond’implémenterlesdonnéesdefacturationdanslesformatsdusocleminimumfaisantl’objetd’unepublicationséparée,surlafaçond’utiliserlesstatutsdecycledeviedansla cinématique des échanges et des traitements, mais aussi de définir un socle fonctionnel minimum que les PA s’obligentàmettreenoeuvre; Le présent document distingue donc ce qui relève des obligations des Plateformes Agréées de ce qui relève defonctionnalitésoptionnellesdebonnespratiquespourlesacteursdel’écosystème à savoir les Plateformes Agréées, les Éditeurs de solutions de gestion impliqués dans la gestion des factures, les assujettis, les tiers, et plus généralement tout ce qui est compris dans le terme OD (Opérateur de Dématérialisation) / SC (Solution Compatible). Cedocumentreposesurl’utilisationdesformatsetprofilsdusocleminimumtelsquedécritsdanslanorme XP Z12-012, en complément des spécifications externes qui décrivent les spécifications des interfaces entre le PPF (Annuaire et Concentrateur de données) et les Plateformes Agréées, incluant la description des flux 1, 10, ainsi que l’utilisation du flux 6 de Cycle de Vie uniquement appliqué aux échanges entre les Plateformes Agréées et le PPF. Pour rappel, la norme XP Z12-012décritl’utilisation de la norme Sémantique EN 16931 dans le contexte de la réforme au travers de 2 profils principaux (EN 16931 et EXTENDED-CTC-FR), et d’un profil temporaire implémenté dans le format mixte Factur-x (BASIC WL). Des règles de gestion additionnelles ont été définies pourrespecterlesexigencesdelaréforme,ainsiquedesrèglesd’extractionetdetransformationdesdonnéesstructuréesdefacturespourconstituerlesdonnéesrequisesparl’Administrationfiscale(flux1etflux10;1); Ces profils sont ensuite implémentés dans 3 formats, à savoir : • UBL 2.1. • UN/CEFACT CII D22B. • Factur-X,quiestunformatmixtecomposéd’unereprésentationPDF/A-3 (ISO 19005-3), à laquelle est attaché un fichier des données essentielles de la facture au format UN/CEFACT CII D22B. France. Enfin, la norme décrit aussi la façon dont le message de statut de cycle de vie CDAR (Cross Domain Aknowledgement and Response) doit être utilisé par les utilisateurs finaux (entités assujetties à la TVA en France) et leurs PA ainsi que les PA entre elles. Lescasd’usage objetsduprésentdocumentdécriventla façon dontlesdonnéesde facturestrouventleur place dans le modèle de données de la norme XP Z12-012, dontlesstatutsde cycle de vie s’échangent,que ce soit dans la phase de transmission des factures ou dans celle de traitement, ainsi que la cinématique des échanges entre les différents acteurs impliqués (VENDEUR, ACHETEURS, leurs Plateformes Agréées et systèmes d’informations y compris OD/SC (Solution Compatible), ainsi que différents tiers et leurs Plateformes Agréées / OD/SC (Solution Compatible)). Cescasd’usage peuvent se répartir en trois grandes familles, sachantquecertains font appel à plusieurs familles : • Les casd’usage nécessitantdes indications pour implémenter lesdonnées des factures, le cas échéant nécessitant des données additionnelles, et / ou un assouplissement de certaines règles de gestion, c’est-à-dire l’utilisation du profil EXTENDED-CTC-FR. • Les casd’usage faisantintervenir destiers, cequiimpliqued’adresserles sujets de partage de facture et cycle de vie avec ces tiers. • Lescasd’usage impactantle cycle de vie, en général du faitde l’interventionde tiers,maisaussienpremierlieu la gestion desrejets,refus,litiges, ... et tout ce quinécessite plusieurs factures, factures rectificatives ou avoirs pour traiter la facturation de la transaction sous-jacente. Dans cesdifférentscasd’usage, plusieurs acteurssont susceptiblesd’intervenir (en capital dans le texte): • Le VENDEUR est celui qui fournit le bien ou le service faisant l’objet d’une facture; C’est lui qui comptabilise la facture dans ses comptes (en produits ou acomptes). Dès lors que la facture porte TVA, c’estleVENDEUR quidoitla collecter et donc la déclarer en TVAcollectée (saufquandils’appuie sur un REPRÉSENTANT FISCAL du VENDEUR). Le VENDEUR est aussi souvent appelé le Fournisseur. • L’ACHETEUR est celui qui a acheté le produit ou le service;C’estdonc toujoursceluiquicomptabilise la facture dans ses comptes en tant qu’acheteur (en charge, stock, immobilisation ou acompte). Lorsquela facture porte TVA,c’est l’ACHETEURquipeut ladéduire, etc’est donc l’ACHETEUR quidéclare la TVAdéductible;Dansla plupart descas c’estl’ACHETEUR quipaye la facture;L’ACHETEUR peut aussi être appelé le Client. • LE REPRÉSENTANT FISCAL DU VENDEUR, qui représente le VENDEUR vis-à-visdel’Administration fiscale s’il ne se représente pas lui-même, en premier lieu s’agissantde la déclaration de TVA; • LE BÉNÉFICIAIRE, qui est le bénéficiaire du paiementdesfactureslorsque ce n’estpasle VENDEUR; Ilpeut arriver qu’une facture ait plusieurs BÉNÉFICIAIRES(uniquementdans le profil EXTENDED-CTCFR). Par exemple, un Affactureur est un BÉNÉFICIAIRE. • D’autresPartiesontété jugéesutilespour adressercertainscasd’usage; Ellesne sontpasprésentes dans le modèle sémantique des données essentielles de facture EN16931, mais ont été ajoutées dans le profil EXTENDED-CTC-FR faisant partie du Socle Minimal que les assujettis et les PA DOIVENT être en capacité de traiter : • Le FACTURANT est un tiers qui crée et émet la facture pour le compte du VENDEUR. Il doit le faire sous mandat de facturation du VENDEUR, dans le respect de la réglementation en vigueur (voir BOI-TVA-DECLA-30-20-10, articles 340 à 500). • L’AGENTDE VENDEUR,quiintervientpour le compte du VENDEUR, par exemple lorsqu’ilesten charge de la vente et parfois de la facturation (dans ce cas il est aussi FACTURANT), voire du recouvrement. • L’ADRESSÉÀ,quiestplusjustementnommédanslesstandards le « Facturé à » est la Partie à qui la facture esttransmise parce qu’ilesten charge de son traitementpour le compte de l’ACHETEUR; Toutefois, l’utilisation de plusieurs adresses de facturation électroniques pour la réception de factures permet de ne pas utiliser cette capacité à transmettre les factures à un tiers, mais juste de permettre àce tiersde traiter lesfacturesadresséesàl’ACHETEUR surune adresse de facturation électronique (une boîte aux lettres de réception des factures) dont la gestion est confiée à ce tiers par l’ACHETEUR;Toutefois,lorsquel’ADRESSÉÀestnommédansla facture, cela permet àlaPA-R France. (de réception)de gérer desdroitsde délégation de façon pluscibléepour luipermettre d’avoir accès à la facture et aux actions de traitement pour lesquelles il lui a été donné délégation. Ce tiers peut aussipermettre de satisfaire auxexigencesde l’article 441-9 du Code du Commerce qui impose quel’adresse postalede l’entité quireçoitet traite la facture pour le comptede l’ACHETEUR soit renseigné (adresse de facturation si différente de l’adresse du client (ACHETEUR), qu’il faut interpréter comme adresse postale de facturation). • L’AGENTD’ACHETEUR, quiintervientpourle compte de l’ACHETEUR,souventparce qu’ila été en charge de la phase de commande et peut donc en particulier poser les statuts de traitement (approbation, litige, ...); • Le PAYEUR, quiestle payeur de la facture lorsquece n’estpasl’ACHETEUR;Par exemple, quand c’estune société d’un groupe qui esten charge des paiements de toutes les filiales du groupe ou en cas de facture de sous-traitance avecpaiementdirectdu clientfinal;Ilpeutaussiarriver qu’ilyait plusieurs PAYEURS (par exemple une facture qui est réglée en partie par un assureur et en partie par l’ACHETEUR); • Les Plateformes Agréées sont les seules habilitées (et immatriculées pour cela) à échanger les factures relevant du périmètre « e-invoicing » (factures B2B domestiques entre assujettis à la TVA en France ou B2G/G2B entre un assujetti et une structure publique), et à transmettre les flux 1, les flux 10 (ereporting) et les statuts dits « obligatoires » au Concentrateur de Données du PPF. • Les OD/SC (Solution Compatible), qui sont des prestataires ou solutions de gestion en amont et en aval de l’échange de factureset de cyclesde vie, et peuventintervenir en interface entre lesdifférentes Parties décrites ci-dessus et les Plateformes Agréées. • Le PPF(PortailPublicde Facturation)esten charge de l’Annuaire desassujettiset de leursadresses de facturation électroniqueset du Concentrateur de Données(CdD PPF),c’est-à-dire de la réception du Flux 1, du Flux 10 et des Flux 6 pour les statuts Obligatoires (Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée).

4.1.2 Présentation des annexes utilisées dans les cas d’usage

4.1.2 Présentation des annexes utilisées dans les cas d’usage Lescasd’usage décritsdansce documentse basentsur lesdocumentsde description desformatsde facture et de messagesde cycle de vie publiéspar l’AFNOR (XPZ12-012). Le format sémantique de facture est décrit suivant deux profils : • Un profil EN 16931 conforme à la Norme EN 16931, auquel quelques règles de gestion additionnelles ont été rajoutées pour tenir compte des règles de gestion définies dans les annexes des spécifications externes version 3.1. • Un profil EXTENDED-CTC-FR, qui est une extension comme la Norme EN 16931 le permet, qui contientdesdonnéesadditionnellesréférencéesautraversd’un nommage de type «EXT-FR-FE-BG-XX » pour les blocs de données et « EXT-FR-FE-XX » pour les données. De plus, certaines règles de gestion de la Norme EN 16931 ont été supprimées ou remplacées par des règles plus souples pour ce profil. Il pourra aussi être fait référence aux annexes des spécifications externes en vigueur publiées sur le site impots.gouv.fr : • Annexe 1 (format excel) : cette annexe permet de définir le format sémantique du Flux 1 de données requises par l’Administrationfiscale; • Annexe 2 (format excel) : cette annexe permet de définir le format sémantique du cycle de vie des flux et des objets métiers (Annuaire, e-reporting, e-invoicing) et son utilisation dans les échanges entre les PA et le PPF. • Annexe 3 (format excel) : cette annexe permet de définirle format sémantique de l’annuairequi permet de créer ou modifier deslignesdansl’annuaire desassujettisàlaTVA,c’est-à-dire les adresses de facturation électroniques des destinataires de factures. • Annexe 6 (format excel) : cette annexe permet de définir le format sémantique du e-reporting de données de transactions et de paiements. • Annexe 7 (format excel) : cette annexe permet de définir l’ensemble des règles de gestion pour l’ensemble des objetsmétiers échangés entre lesPA et le PPF décrits dans les annexes ci-dessus. France.

4.1.3 Présentation des factures prises en compte dans les cas d’usage

4.1.3 Présentation des factures prises en compte dans les cas d’usage Dans le cadre de l’échange dématérialisé de factures B2B domestiques, plusieurs types de factures sont pris en compte (voir la règle de gestion BR-FR-04 de la description des formats de facture) : • Factures simples ; • Factures d’acompte ; • Factures affacturées ; • Auto-factures(quandl’ACHETEUR crée la facture pour le compte du VENDEUR et lui transmet) ; • Factures rectificatives, qui sont des factures qui annulent et remplacent une facture précédente. Ce sont donc à la fois un Avoir sur la facture précédente référencée et une nouvelle facture ; • Avoirs. • Factures multi-vendeurs, uniquement avec le profil EXTENDED-CTC-FR (ou EXTENDED de Factur-X), qui est une facture créée par un intermédiaire transparent pour le compte de plusieurs VENDEURS et à destination d’un seul ACHETEUR, le paiement étant centralisé sur un bénéficiaire unique (engénérale l’intermédiaire transparent, quipeut facturer sespropresprestationsdansla même facture).

4.1.4 Présentation des adresses de facturation électroniques et leur lien avec l’Annuaire

4.1.4 Présentation des adresses de facturation électroniques et leur lien avec l’Annuaire Toutes les Parties présentes dans une facture disposent d’une adresse électronique, qui est à la facture électronique ce quel’adresse postale estàla facture papier, c’est-à-dire une donnée qui permet de transmettre un message électronique (une facture, un statut de cycle de vie) à la partie référençant son adresse électronique.

4.1.4.1 Qu’est-ce qu’une adresse électronique pour l’échange de factures et statuts de cycles de vie

4.1.4.1 Qu’est-ce qu’une adresse électronique pour l’échange de factures et statuts de cycles de vie Cesadressesélectroniquessontcomposéesd’un Identifiantd’adressage appartenantàun référentiel donné, qualifiéautraversd’un schéma d’identification (SchemeID),àchoisirdans une liste: la liste EAS (Electronic Address Scheme), disponible dans la Norme EN 16931 et rappelée dansl’Annexe Ade la Norme XPZ12-012. Certaines adresses électroniques sont liées à différents protocoles d’échange, comme pour le schemeID « EM » : pour une adresse SMTP (un email : xxx@nomdedomaine.xx), ou « AQ » pour une adresse de messagerie X400. La plupart des autres types sont utilisables dans un échange en point à point entre plateformes et plus généralement dans un échange en réseau interopéré comme PEPPOL. Ces adresses sont ainsi souvent notées sous la forme « schemeID:Identifiant_Adressage », par exemple : • 0088:GLN : adresse utilisantunidentifiantd‘adressage de type GLN; • 0060:DUNS : adresse utilisantunidentifiantd‘adressage de type DUNS; adresse utili idenifi d àun numéro de TVA • 9957:TVAINTRAFR :santun ttand‘adressage corresponant• • • Intracommunautaire Français. 0199:GLEIF : adresse utilisant un identifiantd‘adressage de type Global legal entity identifier. < Et 0225:SIREN ou 0225:SIREN_XXX : adresse utilisant un identifiant d‘adressage de type SIREN (identifiant légal en France) ou SIREN_XXX, XXX étant lui-même soit libre (et on le nomme SUFFIXE), soient présents dansl’Annuaire PPF soit sous une forme SIRET ou SIRET_CODE_ROUTAGE sous réserve que le SIRET et le CODE_ROUTAGE ;

4.1.4.2 L’annuaire PPF et l’utilisation des adresses électroniques

4.1.4.2 L’annuaire PPF et l’utilisation des adresses électroniques L’annuaire PPFcontientTOUTESlesadressesélectroniquessousschemeID0225 destinées àrecevoir des factures pour des entités ASSUJETTIES à la TVA ou entités publiques. Ainsi, si une adresse électronique est présente dansl’Annuaire PPF,celasignifienormalement que le destinataire est assujetti à la TVA ou est une entité publique. Il y a donc des entités avec SIREN (comme des associations), qui peuvent ne pas être assujetties à la TVA, et qui ne seront pas présentes dans l’Annuaire PPF, ni aucune de leurs adresses électroniques éventuelles de type 0225:SIREN_XXX. France. Il est donc aussi possible qu’il existe des adresses électroniques sous schemeID 0225, donc commençantpar un n°deSIREN,quinesontpas dans l’annuaire PPF;Au-delàde l’exemple citéci- dessusd’une association non assujettie àla TVAdisposantd’un numérodeSIREN,une entreprise assujettie qui souhaite canaliser ses statuts de cycle de vie de ses factures émises, peut renseigner une adresse 0225:SIREN_STATUTS dans sa facture pour elle-même (BT-34 pour le VENDEUR par exemple), sans l’avoir référencédansl’Annuaire PPF;Ellepourra alorsêtre utilisée dans le réseau PEPPOL pour que les statuts retours de cycle de vie lui soient transmis sur cette adresse, mais ne pourra pas recevoir de factures relevant du périmètre e-invoicing. Ainsi, dans un échange de facture « classique » (c’est-à-dire pas en auto-facturation) : • L’adresse électronique del’ACHETEUR en BT-49estl’adresse électroniqueàlaquelle la facturedoit être transmise. • L’adresse électronique du VENDEUR en BT-34 est l’adresse électronique à laquelle le VENDEUR souhaite recevoir ses statuts, notammentlorsqu’ilfaitappelàuneinteropérabilité entre Plateformes Agréées en réseau pour lesquelles les adresses électroniques (aussi appelées « EndPoint ») sont les clés permettant les échanges automatisés entre plateformes (ce qu’on appelle la «découverte dynamique »);Iln’a pasd’obligation àce que ces adresses de retour de statuts de cycle de vie soient dansl’annuaire PPF,nimême sousschemeID0225, car seules les adresses de réception de factures pour des assujettis à la TVA en France doivent l‘être (et on ne souhaite pas forcément recevoir ses factures sur la même adresse que ces retours de statuts des factures émises). • Les adresses électroniques des autres parties (Bénéficiaire, Agent de Vendeur, Agent d’Acheteur, Payeur, ...) peuventêtre utiliséess’ilestnécessaire de leur répliquer desstatutsoufacturespourles intégrer dans le cycle de vie des factures. Elles ne sont pas forcément sous forme 0225:SIREN_XXX (et notamment pour les acteurs internationaux non établis en France). Le chapitre 4.1.4.5 détaille comment choisir ces adresses ainsi que les impacts en cas de changement de Plateforme Agréée, tanten émission qu’en réception; Ceciétantexposé, touslesassujettisàlaTVAdisposantd’un numéro SIRENsontprésentsdansl’AnnuairePPF; De façon à permettre la transmission des factures au travers des PA choisies par chaque assujetti, les destinatairesde factures(engénéral lesACHETEURS,maisaussilesVENDEURS en casd’auto-facturation) DOIVENT définir une ou plusieurs adresses de facturation électroniques de réception sous SchemeId 0225 et lesfaire enregistrer dansl’Annuaire PPFpar la PA-R qu’ilsontdésignée pour recevoir leursfactures sur cette adresse de facturation électroniquepour leur compte; Ceux quipratiquentl’auto-facturation peuvent choisir la même adresse de facturation électroniquede réception que celle qu’ils utilisent pour recevoir leurs facturesd’achat, charge à eux et leur PA-R de distinguer ensuite les flux. Ils peuvent aussi dédier une adresse de facturation électronique aux auto-factures, par exemple 0225:SIREN_AUTOFACTURE. Cesadressesde facturation électroniquessontl’identifiantde la ligne d’adressage décrite en Annexe3des spécifications externes (donnée DT-7-5-1), et prennent obligatoirementl’une desformes suivantes : • « SIREN » de l’entité juridique; C’estl’adresse la pluscourante utilisée par lesentreprises(surtoutquandelles n’en ont qu’une seule); • « SIREN_SIRET » :sil’entreprise a souhaité créer desadressesde facturation électroniquespourun de ses établissements, qui doit lui-même être actif et présent dans l’Annuaire PPF; Cette structure d’adresse estavanttout destinée aux entitésdu secteur public qui sontréférencées par un SIRET; • « SIREN_SIRET_CODEROUTAGE » :sil’entreprise a souhaité créer des adresses électroniques à une maille plus fine que son établissement. Ce CODE_ROUTAGE doit être préalablement paramétré dans l’Annuaire PPFetdoitêtre actifet rattachéauSIRETdel’adresse; Cette structure d’adresse estavant tout destinée aux entités du secteur public qui peuvent avoir besoin de disposer de CODES « SERVICE EXECUTANT » pour distribuer les factures aux bons services. • « SIREN_SUFFIXE » : si l’entreprise souhaite disposer de plusieurs adresses de facturation électroniques, par exemple pour différencierdescanauxd’achat, parce qu’elle a choisiplusieurs PA (sachant qu’une adresse de facturation électronique ne peut être associée qu’à une seule PA de réception), et ce, sans avoir à rattacher ces adresses à une organisation interne (CODE_ROUTAGE) ni àla localisation de ses équipes(SIRET);LesSUFFIXESsontlibres et àla mainde l’entreprise;Ilsn’ont France. pas à être préalablement créés dans l’Annuaire PPF; Ils sont juste constitutifs de l’adresse de facturation électronique. C’est donc ce type d’adresses qui sera recommandé et décrit dans le présent document pour adresser certains cas d’usages; Les adresses de facturation électroniques de réception de factures sontprésentesdans l’Annuaire PPF, consultables publiquement au travers des Plateformes Agréées ou du Portail PPF en consultation publique sur https://portail.chorus-pro.gouv.fr;Ainsi,dès lors qu’on connaitle SIREN de ses clients, on peut trouver toutes ses adresses de facturation électroniques. Il suffit ensuite de les renseigner dans ses factures pourqu’elles luiparviennentavec certitude etde façontracéegrâce aux statuts de cycle de vie. L’adresse de facturation électronique est donc une donnée client essentielle dont il convient d’organiser la gestion dans son système d’information; Même si elle peut prendre souventla formedu SIRENde l’entreprise,ilestimportantdebien distinguer leSIRENdesclients, identifiantlégal,de l’adresse de facturation électroniquedu client,même siellese trouve avoir la valeur SIREN. Les factures doivent donc contenir l’adresse de facturation électronique du destinataire (ACHETEUR ou VENDEUR pour les auto-factures), ainsi que celle de l’émetteur (VENDEUR ou ACHETEUR pour les auto- factures), pour gérer les retours de statuts de cycle de vie. Grâce à cette adresse de facturation électronique et àl’Annuaire PPF,lesPA peuvents’interopérer automatiquement,notammentautraversdu réseauPEPPOL sous gouvernance de l’Autorité PEPPOLFrance; Toutes les factures qui relèvent du périmètre « e-invoicing » DOIVENT contenir une adresse de facturation électronique sousschemeID 0225 pour le destinataire desfactures,c’est-à-dire pour l’ACHETEUR (BT-49) pour les factures classiques, et pour le VENDEUR (BT-34) pour les auto-factures. Pour ceux qui utilisent le réseau PEPPOL, leurs adresses de facturation électroniques sont aussi disponibles pour recevoir desfacturesprovenantd’entitésnon assujettiesàlaTVAen France, àcommencer par lesentités internationales utilisant PEPPOL pour les factures B2B internationales.

4.1.4.3 Que se passe-t-il pour un assujetti non présent dans l’Annuaire PPF

4.1.4.3 Que se passe-t-il pour un assujetti non présent dans l’Annuaire PPF CertainsassujettisàlaTVAn’apparaissentpas(ou pasencore) dans l’Annuaire PPF;Dansce cas,ilspeuvent être considérés comme non assujettis par les émetteurs de factures à leur attention, ce qui permet à ces émetteursassujettisde ne plusêtre soumisàl’obligation de transmissionde facture électroniquepour ces destinataires, et de basculer dans le volet e-reporting B2C de la réforme pour ces transactions (e-reporting de transaction B2C de cumulsde chiffre d’affaires quotidiens par catégorie de transaction); Cette tolérance s’applique égalementaudispositifde sanction:lorsqu’une entité n’estpasencore intégrée dansl’annuairedesdestinatairesen raison de circuitsde validation propresàl’administration oude difficultés techniques imputables àl’administration, elle ne sera passanctionnéesielle ne choisit pasde plateforme agréée. Les fournisseurs assujettis de ces entités ne seront pas non plussanctionnéss’ilsn’émettentpasde facture électronique à destination des entités non encore intégrées dans l’annuaire; Les fournisseurs devront procéder à un e-reportingcomme s’ilsfacturaientunnon-assujetti (flux 10.3 et le cas échéant 10.4 si la TVA estdue à l’encaissement);

4.1.4.4 Comment transmettre une facture à un assujetti présent dans l’annuaire PPF, mais sans aucun choix de Plateforme Agréée

4.1.4.4 Comment transmettre une facture à un assujetti présent dans l’annuaire PPF, mais sans aucun choix de Plateforme Agréée CertainsassujettisàlaTVAapparaissentdansl’annuaire maissansaucune adresse électronique de facturation active, c’est-à-dire connectée à une Plateforme Agréée; Dans ce cas, l’assujetti émetteur reste soumis àl’obligation de facturation électronique en utilisant l’adresse de facturation électronique présente dans l’annuaire (celle correspondant au SIREN). Sa Plateforme Agréée peut alors effectuer tous les contrôles réglementaires, et transmettre un statut « Déposée » au PPF, avec le motif « NON_TRANSMISE », de façon à alerter l’Administrationfiscale du défautde choixde Plateforme Agréée de la part du destinataire. L’émetteur peut ensuite contacter son client pour luitransmettre par exemple un duplicata de la facture et se faire payer. Le destinataire ne peut pasexiger de facture papier oumême PDFpuisquelaréglementation l’oblige accepter les factures électroniques et à choisir une plateforme agréée. Il se retrouve donc dans la même situation que France. la non-réception d’unefacture papier qu’ilauraitperdu; Ils’appuie alorssur un duplicata; Le caséchéant, s’ils’équipe rapidement,la Plateforme Agréée d’émission peut éventuellementrejouer la transmission pour que ses factures lui parviennent.

4.1.4.5 Comment choisir ces adresses électroniques et quelles sont les conséquences en cas de changement de Plateforme Agréée

4.1.4.5 Comment choisir ces adresses électroniques et quelles sont les conséquences en cas de changement de Plateforme Agréée Le choix des adresses électroniques dépendde la situation de l’entreprise,de sa taille, du faitqu’elle affronte certainscasd’usage particuliersquipeuventnécessiterde rassembler lesfacturesquien dépendent,ou de son organisation de traitement des factures. 4.1.4.5.1 Les adresses électroniques de réception de factures Toutd’abord pour lesadressesélectroniquesde réception de factures,ilestrecommandéde choisir une ou des adresse(s) les plus pérennes possible, car chaque changement nécessite de prévenir tous les fournisseurs concernés, ce qui provoque une certaine perturbation. Il en résulte par exemple que la maille SIRET (et donc aussi SIRET_CODE_ROUTAGE) ne respecte pas ce principe puisqu’un simple déménagementfaitchanger de SIRET et est a priori à éviter. Il est donc préférable de choisir des adresses de type SIREN_SUFFIXE, en nombre restreint, c’est-à-dire correspondant à des spécificités de traitement. Par exemple, une entreprise qui doit gérer des frais de collaborateurs de façon importante peut souhaiter que toutes les factures qui en résultent arrivent sur uneadresse dédiée, parce qu’onne connait pasles fournisseursen amont et parce qu’ellessontsouvent déjà payées. De même, une entreprise quis’appuieraitsur plusieursapplicationsde gestion de sesfacturesd’achat (par exemple plusieurs ERP, des solutions spécialisées pour certains achats, <) peut souhaiter utiliser plusieurs adressesde réception de facturescomme porte d’entrée de sesdifférents canauxde facturation; Une TPE qui gère peu defacturespeut se contenter d’une adresse unique (et donc SIREN). Un commerçant qui aurait plusieurs boutiques et souhaite différencier les factures par boutique peut créer des adresses dédiées avec un SUFFIXE permettant de les identifier plus clairement pour les fournisseurs. Une très mauvaise pratiqueestde multiplier lesadressespar destinataire dansl’entreprise oupar service valideur ouacheteur, tout d’abord parce quececilesmultiplie, maisaussiparce quelesorganisationschangent régulièrement, ainsi que les personnes et la miseàjour d’un référentiel organisationnel estsouventcomplexe et tardif. Une bonne illustration de ces principes est de considérer que les adresses électroniques de réception de facturessontdifférentes portesd’entréede l’entreprise, etquela circulation en interne dans les services doit se faire sur la base des références présentes dans les factures (numéro de commande, de contrat, bon de livraison, références acheteurs, voire le cas échéant un numéro de SIRET comme référence seulement n’imposant pasde changer d’adresse électronique pour un simple déménagement physique, ...). En cas de changement de Plateforme Agréée pour l’adresse électronique de réception de factures, toutes les factures émises après la date de changement arriveront sur la nouvelle Plateforme Agréée, et tous lesstatutsde cyclede viede traitementémispar l’émetteur («complétée » et « encaissée » principalement) pour des factures émises avant le changement de Plateforme Agréée arriveront sur la nouvelle Plateforme Agrée, charge à elle de les transmettre au destinataire qui pourra alors y répondre sur son ancienne Plateforme Agréée (grâce maintien du service minimal pendant 12 mois après changement de PA, tel que décrit dans la réglementation). 4.1.4.5.2 Les adresses électroniques de réception des statuts de cycle de vie des factures émises S’agissantdes adresses électroniques des émetteurs, qui sont en fait des adresses électroniques de réception des statuts de cycle de vie des factures émises,ils‘agitausside ne pasles multiplier pour rien, mais de les organiser en fonction des processus de facturation client. Ilpeut faire sensd’utiliserune oudesadressesélectroniques dédiées à la réception des statuts de cycle de vie des factures émises, différentes des adresses électroniques de réception de factures. Néanmoins, une TPE qui traite en moyenne moinsde 400 facturespar an, dontun peu plusd’une centaine en émission, peut sesatisfaire d’une adresse électronique unique (par exemple son SIREN) pour l’émission (et donc de réception de ses statuts de cycle de vie de ses factures émise) et pour la réception de ses factures électroniques. France. En cas de changement de Plateforme Agréée pour l’émission des factures électroniques, les statuts de cycle de vie transmis par les destinataires (donc tous ceux relatifs au traitement par le destinataire des factures)arriveront surla Plateforme Agréée encharge de l’adresseélectronique dl’émetteur (le Vendeuren cas de facture non auto facturée) renseignée dans les factures émises; e Dès lors 3 solutions sont possibles : • Conserver la même adresse électronique de réception des statuts de cycle de vie des factures émises après le changement de Plateforme Agréée et la confier à la nouvelle PA : les statuts des factures émisesavec l’ancienne PA-E arriveront sur la nouvelle PA-E, qui pourra les transmettre à l’émetteur des factures sans les rapprocher des factures puisqu’ellene lesaura pasémises. Elle pourra aussi proposer un service de redirection de ces statuts versl’ancienne PA-E. • Changer d‘adresse électronique de réception des statuts de cycle de vie des factures émises pour les nouvelles factures émises et la confier à la nouvelle PA-E, et conserver l’ancienne adresse chezl’ancienne PA-E : Les statuts des factures transmises avec l’ancienne PA-E arrivent sur l’ancienne PA-E, et ceux correspondants aux factures émises avec la nouvelle PA-E (et la nouvelle adresse électronique d’émission)arriventàla nouvellePA-E. • Pour les PA-E qui utilisent PEPPOL, les adresses de réception des statuts retours sont renseignés dans une enveloppe (SBDH) dans laquelle la facture est insérée. Cette PA-E peut proposer de remplacer l’adresse électroniquede l’émetteur de la facture dansl’enveloppe SBDHpar une adresse électronique qu’elle maîtrise pour s’assurer de recevoir toujourslesstatutsdesfacturesqu’elletraite en émission, en s’assurant de réaffecter les statutsde cycle de vie aux facturesde chaqueutilisateur; Pour une entreprise quitraite peu de factureset dispose d’une adresse électroniqueuniquepour l’émission et la réception, la première approche est la plus simple et peu perturbante en cas de changement, vu le faible nombre de factures concernées. Pour une entreprise qui décide de dédier des adresses électroniques de réception, la seconde option est la plus efficace. 4.1.4.5.3 Cas des auto-factures Les auto-facturessontdesfacturesémisespar l’ACHETEUR auVENDEUR, sousmandat de facturation donnépar le VENDEUR àl’ACHETEUR; Ceciestsouventmisen oeuvre dans un souci de simplification du traitement des factures vu de l’ACHETEUR,tantpour l’ACHETEUR quiestsouventd‘accord aveclui-même, que pour le VENDEUR en confiance, qui n’a pasàcréer ses factures,maisjuste les comptabiliser; Ces factures sont identifiées de façon claire grâce au code type de facture (BT-3). Elles doivent alors être traitées par les Plateformes Agréées émettrices (PA-E) côté ACHETEUR vers les Plateformes Agrées destinataires (PA-R) des VENDEURS. En termesd’adressesde réception de facturesélectroniques,c’estdonc celle présente dans le bloc VENDEUR (en BT-34) qui estutilisée; Le VENDEUR peut décider d’utiliser la même adresse que pour la réception de ses facturesd’achat, charge àluide savoir bien distinguer sesfacturesd’achatde sesfacturesde vente auto- facturées. Il peut aussi décider de créer une adresse électronique de réception de factures dédiée (par exemple 0225:SIREN_AUTOFACTURATION),qu’ilconfieàla Plateforme Agréée desonchoix;Pour un assujettisoumis àl’obli et être présente dansl’annuagation de réception des factures électroniques, cette adresse électronique doit être sous schemeID 0225ire PPF;Pour rappel (cfcasd’usage 19b décritenAnnexe A),c’estàla PA-E coté ACHETEUR de créer le flux 1 et de le transmettre au PPF. Côté adresse électronique de réception des statuts de cycle de vie des factures émises, il en est de même, à savoir utiliser la même adresse que pour toutes les factures de vente émises, ou bien dédier une adresse électronique pour les statuts retours des auto-factures émises (à renseigner dans les factures en BT-49). A NOTER : danscecasl’ensembledesstatutsdecycledeviesontinversésentreACHETEURetVENDEUR,sauf lesstatuts liésau paiement;L’ACHETEURrestecelui quitransmetlestatut «Paiement Transmis » et le VENDEUR reste celui qui transmet le statut « Encaissée ». France. 4.1.5 Application de la Norme XP Z12-014 La norme XP Z12-014 et ses annexes ont vocation à décrire lescasd’usage inventoriés, à décrire commentilspeuventêtre misen oeuvre dansle cadre de la Réforme, et àdécrire les obligations respectives des Plateformes Agréées, des OD/SC (Solution Compatible) et desentreprisespour chacun descasd’usage,ainsiquecertaines fonctionnalitésadditionnelles optionnellesquepourraientêtre misesen oeuvre pour apporter plusde valeur ajoutée. Le cas nominal et la gestion des statuts de cycle de vie et débouclements avec Avoirs ou Factures Rectificatives fait partie des obligations de toutes les Plateformes Agréées. Par contre, sauf obligation réglementaire spécifique, la mise en oeuvre des cas d’usage décrit dans le chapitre 3 de l’annexe A relève de la politique commerciale des acteurs économiques (Plateforme Agréée, Solution Compatible, OD), qui n’ont donc pas d’obligation d’être en mesure de traiter tous les cas d’usage; Ilestd’ailleurs probable que certaines Plateformes Agréées se spécialisent dans la gestion de certainsde ces casd’usage; Néanmoins,cetteliste descasd‘usage constitueunréférentielfonctionnel,quipeut contribuer àétablir des grilles de comparaisons des offres des différentes Plateformes Agrées ou Solutions Compatibles ou autres OD.

4.2 Description du cas nominal d’échange de factures

4.2 Description du cas nominal d’échange de factures

4.2.1 Transmission d’une facture et cycle de vie

4.2.1 Transmission d’une facture et cycle de vie Avantde décrire lescasd’usage spécifiques,ilestimportantde commencer par le casnominal d’un VENDEUR quifacture son clientl’ACHETEUR, autraversde la PA-Ede l’émetteur de la facture (icile VENDEUR)etde la PA-R de l’ACHETEUR; Cet échange de facture s’accompagne de statuts de cycle devie,d’abord dans une phase de transmission (statuts créés par les Plateformes Agréées à destination des utilisateurs finaux pour suivre la transmission de bout en bout), puis dans une phase de traitement où les utilisateurs finaux peuvent créer des statuts à transmettre à leur contrepartie au travers des Plateformes Agréées. Les statuts de transmission (Déposée / Rejetée à l’émission, Émise, Reçue / Rejetée en réception, Mise à disposition) permettent de suivre le cheminement de la facture dans cet ordre. Les statuts de traitement (Refusée, En litige, Suspendue, Complétée, Approuvée, Approuvée Partiellement, Paiement Transmis, Encaissée)peuventêtre posésde façon indépendante; L’analyse descasd’usage pourra conduire àajouter desstatutsde traitementutilespour certainsd’entre eux;Le premier d’entre euxestun statut «Annulée » à poser sur une facture ayantfaitl’objet d’une factureRectificative,soitpar le VENDEUR lorsqu’ilémet la facture Rectificative, soit par l’ACHETEUR lorsqu’il traite la facture Rectificative, pour signifier que cette facture initiale a été remplacée, et fermer ainsi son cycle de vie. Pour rappel, parmi ces statuts, 4 sont dits « obligatoires », c’est-à-dire obligatoirement transmis au CdD PPF pour l’Administration fiscale, à savoir « Déposée », « Rejetée », « Refusée » et « Encaissée », nécessaire pour préparer le pré-remplissage TVA. Enfin s’agissant du statut « Encaissée », il est obligatoirement transmis à l’Administration fiscale, uniquement si la TVA est due à l’encaissement (factures de services pour lesquellesle VENDEUR n’a pas opté pour les débits). Cecis’applique aussi sur les factures d’acompte, qu’elles soient de biens ou de services, pour lesquelles la TVA est exigible au paiement de l’acompte,même sil’assujettia optépour les débits. Il est aussi possible pour le VENDEUR de transmettre le statut « Encaissée » même quandlaTVAn’estpasdue à l‘encaissement, maisdansce cas, il n’est transmisqu’à l’ACHETEUR (etpas à l’Administration fiscaleau travers du CdD PPF). France. Figure 1 : Illustration du cycle de vie et des différents statuts L’analyse descasd’usage montre qu’ilsera nécessaire de prévoir desstatutsadditionnelscomplémentaires, venant soutenir le traitement, comme un statut « Affacturée », « Affacturée confidentiel », « Non Affacturée », « Demande de Paiement direct », < Le traitementdesfacturesàl’émission par la PA-E et en réception par le PA-R, se déroule en plusieurs étapes : • Contrôles techniques : antivirus,fichiersvides,contrôlesd’enveloppes,<Encasd’erreur,un statut IRRECEVABLE(Code 501)esttransmisàl’émetteur, avec motif(cfliste en Annexe Ade la norme XP Z12-012). Ce dernier peut alors corriger et transmettre à nouveau. • Contrôles « applicatifs » : structure du format. Pour les formats XML, cela correspond au contrôle d’xsd; A ce stade, le fichier est reconnu comme étant une facture; En cas d’erreur, un statut IRRECEVABLE(Code 501)esttransmisàl’émetteur, avec motif(cfliste en Annexe Ade la norme XP Z12-012). Ce dernier peut alors corriger et transmettre à nouveau. Si les contrôles ne détectent pas d’erreur, le document estdonc reconnu et peut être exploité; • Contrôles fonctionnels : règlesde gestion, correspondantd’abord auprofil(EN16931,EXTENDEDCTC- FR, BASIC WL, ...), puisauxrègles de gestion propres à la réforme, telles que décrites dans la Norme XP Z12-012; Puis contrôles de doublon, d’adresse et «d’atteignabilité» de l’adresse de facturation électronique de réception de factures. Au terme de cette dernière phase, les statuts sont les suivants : • En casde traitementàl’émission(PA-E), le statut est soit « Rejetée » en casd’erreur,avecle motif associé, soit « Déposée »; Ilssonttransmisau PPFet misàdisposition de l’émetteur (le VENDEUR et l’ACHETEUR pour les auto-factures) • En cas de traitement en réception, le statut est soit « Rejetée » en casd’erreur, avec le motifassocié, soit « Reçue ». Le statut « Rejetée » est transmis au PPF, à la PA-E et mis à disposition du destinataire. Le statut « Reçue » est transmis à l’Émetteur (au travers de la PA-E) et mis à disposition du Destinataire. La fin de la phase de transmission se termine avec le statut « Mise à Disposition », qui signifie que le Destinataire a reçu la facture ou une notification de réception de facture. Ce statut est transmis à l’Émetteur (au travers de la PA-E) et mis à disposition du Destinataire. Lorsque les factures sont échangées par lots, c’est-à-dire par paquets, en général dans une enveloppe plus ou moins descriptive du contenu, une première étape de contrôle du flux est nécessaire, commençant par un contrôle technique, puis un découpage par fichier « objet métier » (ici des factures) et un contrôle applicatif unitaire. France. Sil’undesfichiers«objet métier » du lot est en erreur (non conforme à la structure du fichier), la pratique laplus courante (et celle des échanges avec le PPF par exemple) est de déclarer l’ensemble du lot « IRRECEVABLE » pour quel’émetteur puisse le reconstituer et le retransmettre; L’autre pratique consiste àdésigner ce qui est en erreur (ou ce qui a été correctement reçu), et de laisser l’émetteur corriger et transmettre ànouveau ce quiesten erreur; En casde contrôle positif,le lotpeutfaire l’objet d’un statut «RECEVABLE » (Code 500). Les statuts de lot « RECEVABLE » (Code 500) ou « IRRECEVABLE » (Code 501) peuventêtre transmis au travers d’un message de cycle de vie; Pour être complet, il peut arriver que la PA-E transmette une facture à une PA-R quin’estpasen charge de l’adresse de facturation électroniquedu destinataire, soitpar une erreur de consultation de l’annuaire côté PA-E, soit, en cas de changement récent de PA-R, d’unproblème de mise àjourde l’annuaire; Dans ce cas,pour éviter de poser un statut « Rejetée » qui obligerait à annuler la facture et à en créer une nouvelle, la PA-R devra émettre un statut « ERREUR_ROUTAGE » (Code 221) à la PA-E, qui pourra rejouer la transmission après mise à jour de l’annuaire ou de sa consultation /synchronisation; Les étapes du cas nominal sont les suivantes, organisées en 7 étapes dont la numérotation sera conservée tout au longde la description desdifférents casd’usage: Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description Création de la facture à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture(flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. Transmission du flux 1, de la facture (flux 2) et des statuts afférents PA-E La PA-E ayant effectué les contrôles réglementaires de conformité, y comprislescontrôlesde doublons et d’existence d’une adresse de facturation électronique du destinataire active, DOIT transmettre les données requises par l’Administration (le flux 1)au CdD PPF; Elle DOIT aussi transmettre la facture (flux 2 ou flux 3) à la PA-R de l’ACHETEUR; Elle doittransmettre le statut «Déposée » au CdD PPF. 3 Réception de la facture PA-R La plateforme de l’ACHETEUR (PA-R) reçoit la facture (flux 2 ou flux 3), exécute les contrôles réglementaires, crée les statuts de transmission (ici « Reçue », puis « Mise à Disposition ») et met à disposition de l’ACHETEUR la facture pour traitement. 4a 4b Traitement de la facture et mise à jour des statuts avant son paiement ACHETEUR LACHETEUR traite la facture et pose les statuts de traitement correspondant auprès de sa PA-R (statuts « Refusée », « Prise en charge », « En litige », « Approuvée », « Approuvée Partiellement », « Suspendue », ...), pour transmission au VENDEUR au travers de sa PA-E. 4c Réception des statuts de la facture VENDEUR Le VENDEUR réceptionne les statuts de la facture suite au traitementde la facture par l’ACHETEUR selon lesmodalités du cycle de vie; En casde réception d’un statut «Suspendue », le VENDEUR peut transmettre un statut « Complétée » contenant les éléments complémentaires nécessaires. 5a 5b Paiement de la facture Création et transmission du statut « Paiement transmis » ACHETEUR / PA-R L’ACHETEUR paye la facture auVENDEUR; Il peut transmettre un statut « Paiement Transmis » au VENDEUR au travers de la PA-R (recommandé). France. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description 5c Réception du statut de « Paiement Transmis » VENDEUR / PA-E Le VENDEUR reçoit le statut de « Paiement Transmis » de sa PA-E. 6a Encaissement de la facture VENDEUR Le VENDEUR encaisse la facture (hors circuit). 6b Émission du statut « Encaissée » VENDEUR / PA-E Si la TVA de la facture est exigible à l’encaissement, le VENDEUR crée le statut « Encaissé » et le transmet au CdD PPF au travers de sa PA-E. La PA-E transmet aussi le statut « Encaissée » à la PA-R à l’attention de l’ACHETEUR; 6c Réception du statut « Encaissée » par l’ACHETEUR ACHETEUR PA-R L’ACHETEUR reçoitle statut «Encaissée ». Réception du statut « Encaissée » par le CdD PPF CdD PPF Le Concentrateur des Données du PPF (CdD PPF) reçoit le statut « Encaissée ». Le statut « Paiement Transmis » indique le montant payé autraversde l’utilisation du blocMDG-43 du message de cycle de vie, le cas échéant avec un détail par taux de TVA applicable (optionnel, nécessitant plusieurs itérations en cas de multiplicité de taux de TVA applicable), de la façon suivante : • MDT-207 (Code du type de donnée) : MPA (signifiant « Montant payé »). • MDT-215 (Montant) : le Montant TTC payé. • MDT-224 : taux de TVA applicable (optionnel, seulement si l’ACHETEUR souhaite informer le VENDEUR du détail TVA applicable dans son paiement). Le statut « Encaissée » DOIT indiquer le ou les montant(s) encaissé(s) par taux de TVA applicables, de la façon suivante : • MDT-207 (Code du type de donnée) : MEN (signifiant « Montant encaissé (TTC) »). • MDT-215 (Montant) : le Montant TTC Encaissé. • MDT-224 : le taux de TVA applicable au montant encaissé TTC. Exemple : une facture de 1 160 € TTC,dont 600 € HT à 20% de TVA(120 €) et 400 € HTà10% (40 €): • MDG-43 (1ère occurrence) : • MDT-207 (Code du type de donnée) : MEN (signifiant « Montant encaissé (TTC) »). • MDT-215 (Montant) : 720 • MDT-224 : 20 • MDG-43 (2ème occurrence) : • MDT-207 (Code du type de donnée) : MEN (signifiant « Montant encaissé (TTC) »). • MDT-215 (Montant) : 440 • MDT-224 : 10 Le Schéma ci-dessous illustre la cinématique de la transmission de la facture et de son cycle de vie. Les blocs à fond blanc matérialisent les échanges de factures électroniques, de statuts de cycle de vie et de données de facturation (flux 1) que les PA-E ou PA-R émettent ou reçoivent pour le compte de leurs clients respectifs. Les blocs grisés correspondent à des actions ou étapes qui sonten dehorsdu périmètre d’action desPA-E et PA-R. France. Figure 2 : cas nominal d’échange de facture S’agissant du cycle de vie, chaque Plateforme Agréée a l’obligation : • De créer les statuts de la phase de transmission et les tenir à disposition de leurs clients (Rejetée à l’émission / Déposée, Émise pour la PA-E ; Rejetée en réception / Reçue, Mise à disposition pour la PA-R). • De transmettre les statuts de la phase de transmission à la Plateforme Agréée contrepartie à l’échange SAUF les statuts « Emise », « Déposée » et « Rejetée » à l’émission, lorsqu’il est posé par la PA-E en charge du traitement à l’émission; • De transmettre à la Plateforme Agréée contrepartie à l‘échange les statuts qu’elle reçoit de ses utilisateurs ou que ses utilisateurs créent sur la Plateforme Agréée. • De mettre à disposition de ses utilisateurs les statuts de cycle de vie qu’elle a reçus de la Plateforme Agréée contrepartie à l’échange ou qu’elle a posée elle-même dans la phase de transmission. • De transmettre au Concentrateur de Données du PPF, pour les factures relevant du e-invoicing, les statuts « Obligatoires » (Déposée, Rejetée (à l’émission ou en réception), Refusée, Encaissée quand la TVA est due à l’encaissement), ainsi que le flux 1 des données requises par l’Administration fiscale pour la PA-E en charge du traitement à l’émission. S’agissant du cycle de vie, les entreprises assujetties soumises à la réforme ont l’obligation : • De choisir un motif de statut « Refusée » dans la liste des motifs utilisables décrite dans la description des formats et profils du socle minimal pour les factures et les statuts de cycle de vie. • De créer, ou de faire créer pour son compte, un statut « Encaissée » à chaque encaissement partiel ou total d’une facture dans le périmètre de la réforme faisant suite au paiement de cette facture par l’ACHETEUR ou par un tiers pour son compte, dès lors que la TVA est due à l’encaissement; France.

4.2.2 Rejet à l’émission

4.2.2 Rejet à l’émission Sil’undescontrôlesréglementairesconduitàune erreur,la PA-E DOIT rejeter la facture. Elle crée le statut « Rejetée » (code 213), auquel un motif doit être donné pour expliquer la raison du REJET. Ce statut DOIT être transmis au Concentrateur de Données du PPF. Il ne DOIT PAS être transmis au destinataire de la facture. Il DOIT être misàdispositiondu VENDEUR (l’émetteur); Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description 1 Création de la facture à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture (flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. 2 Rejet de la facture et transmission du statut « Rejetée » au CdD PPF PA-E La PA-E a détecté une erreur dans les contrôlesréglementaires qu’elle doiteffectuer, y compris contrôle dedoublon avec les facturesqu’elle a déjà traitées pour le compte du VENDEUR. Elle crée un statut « Rejetée » qu’elle transmet au CdD PPF et met à disposition du VENDEUR. 1b Le VENDEUR procède à une annulation comptable de la facture rejetée VENDEUR PA-E Le VENDEUR annule la facture rejetée dans ses comptes, par exemple par la créationd’un AVOIR INTERNE (c’està dire non transmis au destinataire quin’a pas reçu la facture rejetée). Il ne le transmet pas à sa PA-E, sauf pour archivage uniquement le cas échéant. Si la PA-E reçoit de la part du VENDEUR un AVOIR faisant référence à une facture Rejetée, elle NE DOIT PAS le transmettre à l’ACHETEUR, ni transmettre de flux 1 au CdD PPF. Figure 3 : Rejet à l’émission d’une facture e-invoicing Obligations de la PA-E en cas de Rejet à l’émission : • Poser le statut « Rejetée », avec un motif de rejet de la liste des motifs applicables, le transmettre au CdD PPF et le mettre à disposition du VENDEUR. France. Fonctionnalités optionnelles de la PA-E en cas de Rejet à l’émission : • Si le VENDEUR transmet à sa PA-E un AVOIR faisant référence à une facture initiale Rejetée référencée en BG-3 (référence à une facture antérieure), la PA-E ne transmet pas l’AVOIR à l’ACHETEUR et ne transmet pas de flux 1 de cet avoir au CdD PPF; Obligations du VENDEUR en cas de Rejet à l’émission : • Le VENDEUR DOIT annuler la comptabilisation d’une facture sur laquelle un statut « Rejetée » a été posé par la PA-E, par exemple au travers de la création d’un AVOIR INTERNE non transmis à la PA-E, sur la base du statut de cycle de vie « Rejetée », ou transmis à sa PA-E uniquement pour archivage et non transmission.

4.2.3 Facture conforme mais non transmise pour cause de non-choix de Plateforme Agréée par le Destinataire

4.2.3 Facture conforme mais non transmise pour cause de non-choix de Plateforme Agréée par le Destinataire Il pourra arriver quele destinataire assujetti, présentdansl’annuaire, n’a pasfait de choixde Plateforme Agréée;La consultation préalable de l’Annuaire PPF permet de constater cet état de fait. Le Destinataire a a minima une adresse SIREN non active. Dans ce cas, le VENDEUR peut utiliser cette adresse électronique présente dans l’annuaire et non active (puisqu’aucune autre n’estactive), et la confierà sa PA-E. La PA-E va procéder aux différents contrôles et pourra créer un statut « Déposée » et transmettre le flux 1 et ce statut « Déposée » au CdD du PPF. Dans ce cas, le statut « Déposée » devra contenir un MOTIF « NON_TRANSMISE », pour signifier au PPF (et à l’Administration fiscale) le défaut d’équipement de l’ACHETEUR; Pour rappel, le projet de loi de finances pour 2026 prévoitune sanction trimestrielledèslorsqu’ilestconstatéà chaque trimestre qu’un assujettin’estpas équipé au moins pour une adresse de facturation électronique en réception, sous réserve de son adoption. La situation est alorsstrictementla mêmequecelle d’une transmission d‘une facture papier(voire d’une facture PDF)non reçue par l’ACHETEUR;Ilconvientpour le VENDEUR de prendre contact avec son client, le cas échéant lui transmettre un Duplicata de la facture (par exemple sa représentation lisible). L’ACHETEUR ne peut pasexiger alorsde facture papier ouPDFpuisquec’estluiquiesten défautde réception; Dès lors quel’ACHETEURestéquipé, laPA-Epeut,siellesouhaite le proposer, pendantune période qu’elle détermine, rejouer la transmission des factures « NON_TRANSMISES » pour qu’elles parviennent àl’ACHETEUR normalement; Quoi qu’il arrive, le VENDEUR doit le cas échéant déposer un statut « Encaissée », si la TVA est due à l’encaissement; L’ACHETEUR ne peut en revanche pas déposer de statut « Refusée » puisqu’il n’est pasconnectéàune Plateforme Agréée;Cecin’empêchepasle traitementde la facture de s’opérer, comme avant l’application de la réforme; France. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description 1 Création de la facture à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture (flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. Transmission du flux 1, et du statut « Déposée » PA-E La PA-E ayant effectué les contrôles réglementaires de conformité, y compris les contrôles de doublons constate qu’il n’existe aucune adresse de facturation électronique active (connectée à une PA). Elle DOIT créer le statut « Déposée » avec motif « NON_TRANSMISE », et le transmettre au CdD du PPF, ainsi les données requises par l’Administration (le flux 1); Elle DOIT aussi mettre à disposition du VENDEUR le statut « Déposée » avec motif « NON_TRANSMISE ». 3 Le VENDEUR prend contact avec l’ACHETEUR pour se faire payer VENDEUR Le VENDEUR prend contact avec l’ACHETEUR comme dansle casd’une facture impayée, sauf qu’ilsaitimmédiatement quel’ACHETEUR n’a pas reçu la facture de sa responsabilité. Il peut transmettre un Duplicata de facture par tout moyen. Il n’estpastenu d’émettre une autre facture par d’autres moyens que la transmission d’une facture électronique au travers de sa PAE; Il n’est pastenu non plusd’annuler sa facture (dans ce cas par un Avoir traité de la même façon que sa facture) et d’en créer une nouvelle une fois l’ACHETEUR équipé; 4 et 5 Traitement de la facture ACHETEUR LACHETEUR et le VENDEUR traitent la facture, quiest payée 6a et 6b Encaissement et statut encaissée VENDEUR / PA-E Si la TVA de la facture est exigible à l’encaissement, le VENDEUR crée le statut « Encaissé » et le transmet au CdD PPF au travers de sa PA-E. Réception du statut « Encaissée » par le CdD PPF CdD PPF Le Concentrateur des Données du PPF (CdD PPF) reçoit le statut « Encaissée ». France. Figure 4 : Facture Déposée « NON_TRANSMISE » pour absence de PA-R. Obligations de la PA-E en cas d’absence d’adresse active de l’ACHETEUR : • Si la facture est jugée conforme, poser le statut « Déposée », avec le motif « NON_TRANSMISE », le transmettre au CdD PPF et le mettre à disposition du VENDEUR. Transmettre le flux 1. Fonctionnalités optionnelles de la PA-E en cas d’absence d’adresse active de l’ACHETEUR : • La PA-E peut proposer de rejouer la transmission de la facture pendant plusieurs jours, puis sur demande de son client le VENDEUR, pour reprendre le cycle de vie normal de la facture, cette possibilité restant ouverte pendant une période raisonnable (quelques mois par exemple). Obligations du VENDEUR en cas d’absence d’adresse active de l’ACHETEUR : • Le VENDEUR DOIT quand même procéder à l’émission de la facture via sa PA-E. Il peut ensuite (ou en amont) prendre contact avec son client pour que celui-ci s’équipe; Il PEUT proposer à son client de lui transmettre un Duplicata de la facture (par exemple la présentation LISIBLE de la facture). • LE VEBDEUR DOIT déposer un statut de cycle de vie Encaissée après encaissement, si la TVA est due à l’encaissement;

4.2.4 Rejet en réception

4.2.4 Rejet en réception Lorsde la réception d’une facturepar une PA-R, celle-ci doit procéder aux contrôles réglementaires. En cas d’erreur,la PA-R DOIT rejeter la facture. Elle crée le statut « Rejetée » (code 213), auquel un motif doit être donné pour expliquer la raison du REJET. Ce statut DOIT être transmis au Concentrateur de Données du PPF. Il DOIT être transmis à l’émetteur de la facture (le VENDEUR) au travers de sa PA-E. Il DOIT être mis à disposition de l’ACHETEUR, pour information; France. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description Création de la facture à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture(flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. Transmission du flux 1, de la facture (flux 2) et des statuts afférents PA-E La PA-E ayant effectué les contrôles réglementaires de conformité, y compris les contrôles de doublons et d’existence d’une adresse de facturation électronique active, DOITtransmettre lesdonnées requises par l’Administration (le flux 1) au Concentrateur de Données du PPF (CdD PPF). Elle DOIT transmettre la facture (flux 2 ou flux 3) à la PA-R de l’ACHETEUR; Elle doittransmettre le statut «Déposée » au CdD PPF. 3a 3b Rejet de la facture en réception PA-R La plateforme de l’ACHETEUR (PA-R) reçoit la facture (flux 2 ou flux 3), exécute les contrôles réglementaires et constate une erreur. Elle doit créer un statut « Rejetée » (code 213) avec le motif de Rejet, et le transmettre au CdD PPF, et à la PA-E à l’attention du VENDEUR; Ellemet le statut àdisposition de l’ACHETEUR, mais ne luidélivre pasla facture, sauf demande de ce dernier. 1b Le VENDEUR procède à une annulation comptable de la facture rejetée VENDEUR Le VENDEUR annule la facture rejetée dans ses comptes, par exemple par la création d’un AVOIR INTERNE (c’estàdire non transmis au destinataire qui n’a pas reçue la facture rejetée par sa PA-R). Il ne le transmet pas à sa PA-E, sauf pour archivage uniquement le cas échéant. Si la PA-E reçoit de la part du VENDEUR un AVOIR faisant référence à une facture Rejetée, elle ne DOIT pas la transmettre à l’ACHETEUR, nitransmettre de flux1au CdD PPF. Figure 5 : Rejet d’une facture en réception France. Obligations de la PA-R en cas de Rejet en réception : • Poser le statut « Rejetée », avec un motif de rejet de la liste des motifs applicables, le transmettre au CdD PPF et à la PA-E, et le mettre à disposition de l’ACHETEUR; Obligations de la PA-E en cas de Rejet en réception : • Mettre à disposition du VENDEUR le statut « Rejetée ». Obligations du VENDEUR en cas de Rejet en réception : • Annuler la comptabilisation d’une facture sur laquelle un statut « Rejetée » a été posé par la PA-R, par exemple au travers de la création d’un AVOIR INTERNE non transmis à la PA-E (sauf uniquement pour archivage), sur la base du statut de cycle de vie « Rejetée » (pièce comptable justificative). Fonctionnalités optionnelles de la PA-E en cas de Rejet en réception : • Si le VENDEUR transmet à sa PA-E un AVOIR faisant référence à une facture initiale Rejetée référencée en BG-3 (référence à une facture antérieure), la PA-E ne transmet pas l’AVOIR à l’ACHETEUR et ne transmet pas de flux 1 de cet avoir au CdD PPF;

4.2.5 Refus d’une facture par l’ACHETEUR (le destinataire)

4.2.5 Refus d’une facture par l’ACHETEUR (le destinataire) L’ACHETEUR peut refuserla facture;La conséquence estquele flux1transmisen parallèlede l’émissionde lafacture àson destinataireestignoré par l’Administration fiscalepour le pré-remplissage de TVA. En théorie, ceci impose au VENDEUR d’annuler la facture «Refusée » dansses comptes, par exemple par la création d’un AVOIR INTERNEnon transmisàl’ACHETEUR et sansflux1transmisauCdD PPF,etàla création d‘une nouvelle facture si nécessaire. Du côté de l’ACHETEUR, la pose d’un statut «Refusée » conduit soit à la non- comptabilisation de la facture, soit à l’annulation de sa comptabilisation, justifiée par la pose du statut « Refusée » (à conserver donc comme pièce comptable). Par conséquent, le statut « Refusée » NE DOIT PAS être utilisé en casde litige ou de désaccord sur le contenu d’une facture, et DOIT TOUJOURS être accompagné d’un motif de «Refus » présent dans la liste des motifs de Refus applicables, qui correspondent : • Soit à une non-conformité réglementaire non testée par la PA-R (par exemple absence de n° de Bon de Commande fourni préalablement à la facturation). • Soitàune facture pour une transactioninconnue, c’est-à-dire pour laquelle l’ACHETEUR ne connait pas le VENDEUR ou ne lui a rien acheté quijustifieraitqu’il reçoive une facture; • Soit, le cas échéant, à un non-respect de conditions contractuelles empêchant le destinataire de traiter la facture, qui doivent se limiter à la fourniture de références additionnelles parmi celles disponibles dans le modèle sémantique des données essentielles des factures EN 16931 et connues du VENDEUR au moment de la facturation. La liste des motifs de « Refus » estdécrite dansl’Annexe Ade la Norme XPZ12-012. Pour le CdD PPF, tout statut « Rejetée » ou « Refusée » posésur une facture, ne peut pasêtre suivid’unautre statut pour cette facture; Par conséquent, dèslors qu’un statut «Rejetée » ou « Refusée » a été posé, il ne peut plus y avoir de statut dit « obligatoire » posé par les PA ou les utilisateurs finaux pour le compte du VENDEURoude l’ACHETEUR (pour rappel,lesstatutsdits«Obligatoires » sont : « Déposée », « Rejetée », « Refusée » et « Encaissée »). France. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description Création de la facture à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture(flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. Transmission du flux 1, de la facture (flux 2) et des statuts afférents PA-E La PA-E ayant effectué les contrôles réglementaires de conformité, y comprislescontrôlesde doublons et d’existence d’une adresse de facturation électronique active, DOITtransmettre lesdonnées requises par l’Administration (le flux 1) au Concentrateur de Données du PPF (CdD PPF). Elle DOIT transmettre la facture (flux 2 ou flux 3) à la PA-R de l’ACHETEUR; Elle doittransmettre le statut « Déposée » au CdD PPF. 3 Réception de la facture PA-R La plateforme de l’ACHETEUR (PA-R) reçoit la facture (flux 2 ou flux 3), exécute les contrôles réglementaires, crée les statuts de transmission (ici « Reçue », puis « Mise à Disposition »)et met à disposition de l’ACHETEUR la facture pour traitement. 4a 4b Refus de la facture ACHETEUR PA-R LACHETEUR procède au traitement de la facture et décide de la Refuser en choisissant le motif de refus dans une liste stricte (cf norme XP Z12-012). La PA-R transmet le statut « Refusée », avec son motif, au CdD PPF et à la PA-E, à l’attention du VENDEUR; 4c Réception du statut « Refusée » VENDEUR PA-E La PA-E reçoit le statut « Refusée ». Elle le met à disposition du VENDEUR. 1a Le VENDEUR procède à une annulation comptable de la facture « Refusée » VENDEUR Le VENDEUR annule la facture « Refusée » dans ses comptes, par exemple par la créationd’un AVOIR INTERNE; Il ne le transmet pas à sa PA-E, sauf pour archivage uniquement le cas échéant. Si la PA-E reçoit un AVOIR faisant référence à une facture « Refusée » de la part du VENDEUR, elle ne doit pas le transmettre à l’ACHETEUR, nitransmettre de flux1au CdD PPF. 1b Le cas échéant l’ACHETEl’enreg UR annule istrementde lafacture qu’il a Refusée ACHETEUR Si l’ACHETEUR a préalablement enregistré comptablement la facture avant son Refus, ildoitl’annuler, le statut «Refusée » constituant la pièce comptable justificative. France. Figure 6 : Refus d’une facture par l’ACHETEUR (Destinataire de la facture) NOTE : encasd’abusd’utilisationdestatut«Refusée », ou dépôt de ce statut par erreur, le VENDEUR peut décider de maintenirsafactureetdenepasl’annulerdanssescomptes;Ileninformel’ACHETEURendehorsdeséchangesdecycle devie;Cecipeut doncconduireàun contentieux entreleVENDEURetl’ACHETEUR,ou un accorddemaintenirlafacture etdenepasavoiràl’annulerencomptabilitédepartetd‘autreetàrefaireunenouvellefactureidentiqueavecunedated’émission différente et potentiellement un impact sur les délais de paiement. En revanche, la conséquence reste que le pré-remplissage de TVA ne tiendra pas compte de ce maintien et donc de la TVA de cette facture « Refusée », pour la TVA collectée côté VENDEUR comme pour le TVA déductible côté ACHETEUR. Ce sujet est susceptible de se préciser dans une version ultérieure. Obligations de la PA-R en cas de Refus par l’ACHETEUR : • Transmettre le statut « Refusée » au CdD PPF et à la PA-E. Obligations de la PA-E en cas de Refus par l’ACHETEUR : • Mettre à disposition du VENDEUR le statut « Refusée » (avec son motif). Fonctionnalités optionnelles de la PA-E en cas de Refus par l’ACHETEUR : • Si le VENDEUR transmet à sa PA-E un AVOIR faisant référence à une facture initiale Refusée référencée en BG-3 (référence à une facture antérieure), la PA-E ne transmet pas l’AVOIR à l’ACHETEUR et ne transmet pas de flux 1 au CdD PPF; Actions du VENDEUR en cas de Refus par l’ACHETEUR : • Sur la base du statut de cycle de vie « Refusée », le VENDEUR annule la comptabilisation de la facture sur laquelle le statut « Refusée » a été posé par l’ACHETEUR, par exemple au travers de la création d’un AVOIR INTERNE non transmis à la PA-E (sauf à des fins d’archivage uniquement). Ainsi la déclaration de TVA sera alignée avec le pré-remplissage TVA proposé par l’Administration fiscale; • Toutefois, le VENDEUR peut contester le REFUS; Il ouvre alors un litige avec l’ACHETEUR et ne crée pas d’AVOIR; Ceci doit se faire hors échange de statut de cycle de vie; Il sera étudié dans une version ultérieure du présent Document s’il est nécessaire de prévoir un échange de statut France. de cycle de vie dédié à ce cas, normalement rare. Dans ce cas, la déclaration de TVA du VENDEUR maintient la TVA de cette facture; Si l’ACHETEUR accepte finalement la facture, alors le VENDEUR et l’ACHETEUR auront un décalage entre leur déclaration de TVA et le pré- remplissage de TVA, à hauteur de la TVA de la facture, puisque l’Administration fiscale aura annulé la TVA de la facture refusée. Actions de l’ACHETEUR en cas de Refus par l’ACHETEUR : • Sur la base du statut de cycle de vie « Refusée », l’ACHETEUR ne comptabilise pas la facture « Refusée » ou annule sa comptabilisation. Le statut « Refusée » sert de pièce justificative pour passer par exemple une écriture « d’Opération Diverse » d’annulation d’une facture « Refusée »; Aucun AVOIR n’est donc attendu par l’ACHETEUR; • Toutefois, l’ACHETEUR peut se voir contester le statut « Refusée ». Il peut alors accepter finalement la facture et la comptabiliser, puis la traiter, ceci s’organisant hors échanges de statuts de cycle de vie pour l’instant; En revanche, le pré-remplissage TVA de l’ACHETEUR et du VENDEUR présenteront un écart avec la déclaration de TVA à hauteur de la TVA de cette facture « Refusée ».

4.2.6 Gestion d’un « Litige » suivi d’un AVOIR

4.2.6 Gestion d’un « Litige » suivi d’un AVOIR Cecasdécritsurtoutcommentse passe la gestion de l’AVOIRannulantpartiellementoutotalementune facture en litige. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description Création de la facture F1 à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture(flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. Transmission du flux 1, de la facture (flux 2) et des statuts afférents PA-E La PA-E ayant effectué les contrôles réglementaires de conformité, y comprislescontrôlesde doublons et d’existence d’une adresse de facturation électronique active, DOITtransmettre lesdonnées requises par l’Administration (le flux 1) au Concentrateur de Données du PPF (CdD PPF). Elle DOIT transmettre la facture (flux 2 ou flux 3) à la PA-R de l’ACHETEUR; Elle doittransmettre le statut « Déposée » au CdD PPF. 3 Réception de la facture PA-R La plateforme de l’ACHETEUR (PA-R) reçoit la facture F1, exécute les contrôles réglementaires, crée les statuts de transmission (ici « Reçue », puis « Mise à Disposition ») et met disposition de l’ACHETEUR la facture pour traitement; 4a 4b Traitement de la facture et mise à jour des statuts avant son paiement ACHETEUR PA-R LACHETEUR traite la facture et constate un écart avec ce qui est attendu. Il pose donc un statut « en Litige », avec un motif, obligatoire, et le cas échéant une action attendue (par exemple demande d’AVOIR), à transmettre au VENDEUR au travers de la PA-R et la PA-E. 4c Réception des statuts de la facture VENDEUR Le VENDEUR réceptionne le statut « En litige » de la facture. France. Étape Nomde l’étape Acteur responsable Description (F2) Créationd’unAVOIR VENDEUR Le VENDEUR crée un AVOIR, total ou partiel. Transmission del’AVOIR PA-E La PA-E traite l’AVOIR F2,transmet leflux1et lestatut « Déposée » de F2 au CdD PPF, etl’AVOIR F2 àlaPA-R. 3 Réceptionde l’AVOIR PA-R La PA-Rreçoitl’AVOIR F2,letraite etlemet àdispositiondel’ACHETEUR; 4a 4b Traitementde l’AVOIR F2, et de la Facture F1 ACHETEUR CHETEURapprouvelaFacture F1 quiétaiten«Litige » etL’AVOIR F2 enposantunstatut «Approuvée » sur chaque document, potentiellement dans un message statut de Cycle de Vie commun à F1 et F2. 4c Réception des statuts de F2 VENDEUR Le VENDEUR reçoit les statuts « Approuvé » de F1 et F2. 5a 5b En cas d’AVOIR Partiel, paiement et statut « Paiement Transmis » ACHETEUR EncasdAVOIR Partiel,l’ACHETEURpaye le solde F1–F2, et transmet le statut « Paiement Transmis » sur F1 à hauteur du solde, ou bien sur F1 en positif et sur F2 en négatif. 5c Réception des statuts de paiements VENDEUR Le vendeur reçoit les statuts de paiement de F1, voire de F2. 6a 6b Rapprochement del’encaissement(si AVOIR Partiel) VENDEUR /PA-E Rapprochementdesencaissements; SiTVAàl’encaissement: • (Fortement Recommandé) créer un statut « Encaissée » pour F1 (totalité) et pour F2 (montant négatif), ce qui permet de considérer que le statut « Encaissée » est terminal dans ce cas (F1 et F2 définitivement traitées). • Ou bien créer un statut « Encaissée » partiel sur F1 (si paiementpartiel),etriend’autre;Danscecas,chacun doit comprendre que F1 et F2 sont définitivement traitées. Transmission du statut Encaissée à PA-R et à CdD PPF. 6c Réception des statuts « Encaissée » ACHETEUR L’ACHETEURreçoitlesstatuts«Encaissée ». Réception des statuts « Encaissée » par CdD PPF CdD PPF Réception des statuts « Encaissée » par le CdD PPF. France. Figure 7 : Facture en litige, suivie d’un AVOIR partiel ou total Obligations de la PA-R en cas de statut « en Litige » suivi d’un AVOIR partiel ou total : • Transmettre le statut « En Litige » de F1 à la PA-E, puis traiter l’AVOIR F2 comme une facture normale, avec ses statuts posés par l’ACHETEUR; Obligations de la PA-E en cas de statut « en Litige » suivi d’un AVOIR partiel ou total : • Mettre à disposition du VENDEUR le statut « En Litige » de F1, avec son motif et son action requise, puis traiter l’AVOIR F2 comme une facture normale, y compris pour l’échange des statuts posés par l’ACHETEUR ou le VENDEUR; Obligations du VENDEUR en cas de statut « en Litige » suivi d’un AVOIR partiel ou total : • S’il accepte la résolution du litige, le VENDEUR crée un AVOIR F2, puis le traite comme une facture. Obligations de l’ACHETEUR en cas de statut « en Litige » suivi d’un AVOIR partiel ou total : • S’ilreçoitun AVOIR F2,il le traite comme une facture; Unebonne pratiqueestalors d’approuver la facture F1 et l’AVOIR, pour ensuite en payer le solde comme résultante du paiement de la facture F1 duquel est déduit le montant de l’AVOIR F2; France.

4.2.7 Gestion d’un « Litige » suivi d’une Facture Rectificative

4.2.7 Gestion d’un « Litige » suivi d’une Facture Rectificative Cecasdécritsurtout commentse passe la gestiond’une facture rectificative créée pour annuler et remplacer une facture en litige. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description Création de la facture F1 à destination de l’ACHETEUR VENDEUR Suite à une transaction commerciale (commande / livraison, contrat de service, achats spot, ...), le VENDEUR crée la facture(flux 2) via son système d’information; Il peut en confier la création à un OD/SC (Solution Compatible) ou à sa PA-E. Il la transmet à sa PA-E pour traitement. Transmission du flux 1, de la facture (flux 2) et des statuts afférents PA-E La PA-E ayant effectué les contrôles réglementaires de conformité, y compris les contrôles de doublons et d’existence d’une adresse de facturation électronique active, DOIT transmettre lesdonnées requises par l’Administration (le flux 1) au CdD PPF. Elle DOIT transmettre la facture (flux 2 ou flux 3) à la PA-R de l’ACHETEUR; Elle doittransmettre lestatut « Déposée » au CdD PPF. 3 Réception de la facture PA-R La plateforme de l’ACHETEUR (PA-R) reçoit la facture F1, exécute les contrôles réglementaires, crée les statuts de transmission (ici « Reçue », puis « Mise à Disposition ») et met à disposition de l’ACHETEUR la facture pour traitement; 4a 4b Traitement de la facture et mise à jour des statuts avant son paiement ACHETEUR PA-R LACHETEUR traite la facture et constate un écart avec ce qui est attendu. Il pose donc un statut « en Litige », avec un motif, obligatoire, et le cas échéant une action attendue (par exemple demande d’une Facture Rectificative), à transmettre au VENDEUR au travers de la PA-R et de la PA-E. 4c Réception des statuts de la facture VENDEUR Le VENDEUR réceptionne le statut « En litige » de la facture et la demande de Facture Rectificative. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description (F2) Création d’une Facture Rectificative F2 VENDEUR Le VENDEUR crée une Facture Rectificative. Elle doit référencer en BG-3 (facture antérieure) la facture qu’elle annule et remplace. Comptablement, ceci signifie que la facture référencée doit être annulée et est remplacée par la Facture Rectificative. Transmission de la Facture Rectificative F2 PA-E La PA-E traite la facture F2, transmet le flux 1 et le statut « Déposée » de F2 au CdD PPF, et la Facture Rectificative F2 à la PA-R. Réception de la Facture Rectificative F2 PA-R La PA-R reçoit la Facture Rectificative F2, la traite et la met à disposition de l’ACHETEUR; 4a 4b Traitement de la Facture Rectificative F2 ACHETEUR LACHETEUR traite la Facture Rectificative F2, ce qui commence par l’annulationde F1 (justifiée par l’existence de F2), puis par le traitement de F2 comme une nouvelle facture. Pour que la Facture F1 ne reste pas indéfiniment avec le statut « En Litige », il peut être utile de lui apposer un statut « Annulée », à transmettre au VENDEUR. France. Étape Nom de l’étape Acteur responsable Description 4c Réception des statuts de F2, voire statut « Annulée » de F1 VENDEUR Le VENDEUR reçoit les statuts de F2 (a priori « Approuvée ») et potentiellement le statut « Annulée » de F1. 5a 5b Paiement de la facture F2 Création et transmission du statut « Paiement transmis) ACHETEUR / PA-R L’ACHETEUR paye la facture F2 au VENDEUR; Il peut transmettre un statut « Paiement Transmis » au VENDEUR au travers de la PA-R (recommandé). 5c Réception du statut de « Paiement Transmis » VENDEUR / PA-E Le VENDEUR reçoit le statut de « Paiement Transmis » pour F2, de sa PA-E. 6a 6b Encaissement de la facture VENDEUR Le VENDEUR encaisse la facture F2 (hors circuit). 6c Émission du statut « Encaissée » VENDEUR / PA-E Si la TVA de la facture F2 est exigible à l’encaissement, le VENDEUR crée le statut « Encaissé » et le transmet au CdD PPF au travers de sa PA-E. La PA-E transmet aussi le statut « Encaissée » à la PA-R à l’attention de l’ACHETEUR; Réception du statut « Encaissée » par l’ACHETEUR ACHETEUR PA-R L’ACHETEUR reçoitle statut «Encaissée » de F2. France. Figure 8 : Facture en litige, suivie d’une Facture Rectificative Obligations de la PA-R en cas de statut « en Litige » suivi d’une Facture Rectificative : • Transmettre le statut « En Litige » de la facture F1 à la PA-E, puis traiter la Facture Rectificative F2 comme une facture normale, avec ses statuts posés par l’ACHETEUR. Obligations de la PA-E en cas de statut « en Litige » suivi d’une Facture Rectificative : • Mettre à disposition du VENDEUR le statut « En Litige » de la facture F1, avec son motif et son action requise, puis traiter la Facture Rectificative F2 comme une facture normale, y compris pour l’échange des statuts posés par l’ACHETEUR ou le VENDEUR; Obligations du VENDEUR en cas de statut « en Litige » suivi d’une Facture Rectificative : • S’il accepte la résolution du litige par une Facture Rectificative, le VENDEUR crée une Facture Rectificative F2, qui annule donc la facture F1 (écriture d’annulation à organiser), puis traite la facture F2 comme une facture. Il peut poser un statut « Annulée » sur la Facture F1 pour signifier la fin du cycle de vie et le partager avec le VENDEUR via leurs PA respectives. Obligations de l’ACHETEUR en cas de statut « en Litige » suivi d’une Facture Rectificative : • S’il reçoit une Facture Rectificative F2, l’ACHETEUR DOIT annuler la comptabilisation de la Facture F1 dans ses comptes, puis il traite la Facture F2 comme une facture classique. Pour ne pas laisser la Facture F1 dans un statut « En Litige » indéfiniment, il peut poser un statut « Annulée » et le partager avec le VENDEUR via leurs PA respectives. France.

4.3 Cas d’usage spécifiques

4.3 Cas d’usage spécifiques Les casd’usage spécifiquesfont appel à plusieurs types de problématiques, certains en cumulant plusieurs : • Comment utiliser la Norme EN16931 et le cas échéant le profil EXTENDED-CTC-FR pour renseigner toutes les informations présentes et nécessaires dans certaines factures, par exemple : • Lesfacturesd’énergiesontdesinformations opérationnellescomme lesnumérosd’appel, mais aussidesindexde consommations,destaxes, desinformations sur lesémissions de CO2, < • Les factures de transport doivent indiquer d’oùparune livraison et oùellearrive, despoids,des volumes, des compléments de prestation (surplus Gasoil, surplus livraison week end, ...). • Certaines factures contiennent des produits composites, vendus en package, mais constitués de sous-articles avec des taux de TVA différents, comme un livre-jouet. • Certainesfacturesontdeslignesnégatives,pourdesreprisesd’estimation deconsommation par exemple. • Les factures d’acomptes et surtout les factures définitives (ou finale) qui doivent pouvoir exprimer qu’une partie de la TVA a déjà été transmise dans la facture d’acompte, • Certainesfacturesontdes raisons d’exemption de TVAdifférentesd’une ligne à l’autre, • Certaines factures doivent grouper des lignes, montrer des sous-totaux. • < • Comment gérer lesfacturesdéjàpayées,ou dontune partieestousera payée par un tiersàl’initiative du VENDEUR (par exemple une assurance qui prend en charge une partie de la facture, une prime d’État), ou bien par un tiers coté ACHETEUR (centralisation de trésorerie,émetteur de carte,<): ceci a un impact direct sur la gestion du statut « Encaissée » , et sur quand il doit être émis. • Comment gérer les factures qui sont en pratique créées et émises par un tiers facturant, par exemple un intermédiaire transparent agissant en commettant VENDEUR; Comment s’organise alors latransmission,lescontrôles(ycomprisde l’existencedu mandat defacturationnécessaire),lesretours de statutsde cycle de vie,la transmission desfacturesauVENDEUR, ainsiquel’accèsaux statuts de cycle de vie. • Ilarrive aussiqu’un intermédiaire transparentagisse comme un intermédiaire opaque, par exemple en regroupantdesachatsd’un clientauprèsde plusieursVendeurs,comme desagencesde voyages, des sociétés de réservation de taxi, dessociétésd’abonnementàdespéagesd’autoroutesouproposantdescartesd’approvisionnementen carburant; Certains Vendeurs intègrent aussi des prestations detiers, mais en intermédiaire transparent, comme des sociétés de distribution d’eau (avec services d’assainissements),desprestationsde leasing(avecassurance et maintenancetierces),<Tout cecise matérialise par des facture Multi-Vendeurs auxquelles il convient d‘apporter des solutions qui ne remettent pas en cause des pratiques courantes et opérationnelles. • Commentgérer lesfacturesquisonttraitéespar untiersmandaté par l’ACHETEUR, par exemple enintermédiaire transparentcommettantACHETEUR,en utilisantla capacitéde l’ACHETEUR àdédier des adresses de facturation électroniques pour certains usages et d’en confier la gestion à des tiers. • Comment gérer les frais de collaborateurs, qui payent en direct (ce qui conduit à des factures déjà payées), et doivent se faire rembourser des factures échangées par ailleurs directement entre le VENDEUR et l’ACHETEUR; • < L’instruction de ces casd’usage s’estfaite dans le respect, autant que possible, desdeux principes suivants: • « Aux mêmes problèmes, les mêmes solutions » : les problématiques exprimées par les entreprises autraversdescasd’usage sont parfoistrèssimilairesd’un secteur à l’autre; • « Ne pas exporter la complexité vers les contreparties » : il existe des spécificités sectorielles, mais il est important de ne pas les résoudre en imposant au monde extérieur des contraintes spécifiques, ou le moins possible. France. Les casd’usage traités peuventconduire à 2 typesde résolution: • Indiquer quelles données du modèle EN 16931 peuvent être utilisées pour codifier certaines factures, et le cas échéant faire appel au profil EXTENDED-CTC-FR pour disposer de données additionnelles. • Indiquer comment des tiers peuvent interagir sur le processus de gestion. Sur ce second type, plusieurs tiers sont prévus dans le profil EXTENDED-CTC-FR. Toutefois, ces Tiers agissent en général soit pour le compte du VENDEUR,soitpour le compte de l’ACHETEUR; C’estdonc avanttoutaux PA-E et PA-R de proposer dessolutionspourpermettreàcestiersd’avoiraccèsaux facturesetstatutsdecycledevie pouragirpourlecompteduVENDEURou del’ACHETEUR; Cette gestion de droits peut être facilitée par le faitde voir lesTiers nommésdans lesfactures;C’estpourquoi différents rôles ont été prévus dans le profil EXTENDED-CTC-FR : • Le tiers PAYEUR (EXT-FR-FE-BG-02) • Le tiers AGENTd’ACHETEUR (EXT-FR-FE-BG-01) • Le Tiers AGENT de VENDEUR (EXT-FR-FE-BG-03) • Le Tiers FACTURANT (EXT-FR-FE-BG-05) • Le tiers « ADRESSÈ À » (EXT-FR-FE-BG-04) La présence de cestiersdans lesfactures peutaideràorganiser lesdroitsd’accèsoud’action sur lesfactures; Toutefois, ces droits peuvent aussis’organiser defaçon autonome par la PA qui souhaite proposer de les associeràun processusde gestion; Cecipermet àla foisde ne pasimposer auVENDEUR d’utiliserle profil EXTENDED-CTC-FR, maissurtout àce quelesVENDEURS n’aientpasàgérer unréférentiel de tiers intervenant pour le compte de l’ACHETEUR àrenseigner dansleursfactures,notammentlorsqueceux-cin’ontpasàêtresollicitésdirectementpar le VENDEUR, maisinterviennentuniquementdu faitde spécificitésde l’ACHETEUR; L’instruction de ces cas spécifiques est détaillée en Annexe A du présent document. France. (normative) Description des principaux cas d’usage spécifiques XP_Z12-014_CAS_USAGE_Annexe_A_V1.3.pdf France. (normative) Exemples de factures (flux 2) et de messages CDAR de cycle de vie pour le cas d’usage nominal XP_Z12-014_CAS_USAGE_Annexe_B_V1.3.zip France.